Hai presente quando combini una scadenza contrattuale all’ultimo minuto e inizi a cercare tra cartelle, Drive e email? Serve un modo più intelligente per gestire i contratti, senza perdere tempo e senza rischi.
Cos’è un software di contract management
Un software di Contract Lifecycle Management (CLM) è una piattaforma che coordina il contratto dalla creazione fino alla scadenza o alla chiusura. Serve a:
- centralizzare i contratti in un unico archivio
- tenere traccia delle versioni e delle modifiche
- gestire l’approvazione documentale
- monitorare scadenze e rinnovi
- generare report su rischi e performance
Perché servono questi strumenti
Gestire i contratti manualmente genera errori e rischi:
- scadenze dimenticate comportano penali
- versioni sbagliate portano confusione
- ricerca manuale fa perdere ore preziose
Un CLM aiuta a:
- evitare rinnovi involontari
- risparmiare tempo
- garantire controllo su chi firma cosa e quando
- integrare i contratti con CRM o altri sistemi
Funzionalità chiave da cercare
- Interfaccia intuitiva – fondamentale per un’adozione rapida
- Controllo versioni e workflow – per sapere chi ha cambiato cosa e quando
- Promemoria automatici – avvisi prima delle scadenze
- Modelli e libreria clausole – velocizzano la creazione e riducono il rischio
- Report e dashboard – per tenere sotto controllo lo stato contratti
- Integrazioni – con CRM, firma elettronica, ERP o servizi documentali
Come scegliere quello giusto
- Volume d’uso: quanti contratti gestisci e quante persone lavorano sopra?
- Processi interni: ti servono workflow con approvazioni multiple o basta l’archiviazione?
- Integrazione: ti serve connetterlo al CRM, alla firma elettronica o ad altri software?
- Usabilità: va adottato facilmente da chi lo userà, senza lunghe formazioni?
- Prezzo: ci sono opzioni gratuite o premium, guarda cosa serve davvero per iniziare.
Esempi concreti
- Zoho Contracts: CLM end to end con interfaccia semplice
- ClickUp: offre modelli, ricerca avanzata e automazioni anche nel piano gratuito
- SAP Ariba Contracts: CLM completo in cloud con report, controllo e audit avanzati
In sintesi
Un buon software di gestione dei contratti ti offre:
- un archivio unico e sicuro
- promemoria per le scadenze
- controllo sulle versioni e chi firma
- visibilità su costi, rischi e tempi
- integrazione con i sistemi già in uso
Se gestisci contratti, scegliere il tool giusto significa risparmiare tempo, ridurre rischi e lavorare meglio.