Quando si parla di organizzare documenti aziendali, contratti e archivi condivisi, quasi tutti pensano subito a OneDrive, Dropbox o Google Drive. Sono nomi noti, usati da anni. Ma per chi lavora davvero ogni giorno con fascicoli, pratiche e dossier di clienti o proprietà, esiste un’alternativa progettata proprio per questo: DocuMap.
In questo articolo vediamo:
- come funzionano OneDrive, Dropbox, Google Drive rispetto a DocuMap;
- come si confrontano i prezzi a livello di team (non solo per singolo utente);
- perché, per molti studi e aziende, DocuMap risulta più conveniente e più adatto al lavoro quotidiano sui documenti.
Cloud “generico” vs gestione documentale organizzata
OneDrive, Dropbox e Google Drive nascono come spazi in cloud per salvare e condividere file. Sono ottimi come “dischi online” collegati alle suite di produttività (Microsoft 365 o Google Workspace).
DocuMap nasce invece con un obiettivo diverso: organizzare documenti, contratti e dossier per clienti, progetti, proprietà o pratiche, con:
- workspace dedicati per cliente/progetto/condominio;
- categorizzazione automatica con AI;
- gestione delle scadenze legate ai documenti;
- ricerca pensata per chi deve recuperare in fretta il documento giusto, non solo “un file”.
Vediamo come questo si riflette sul prezzo e sulle funzionalità reali.
Prezzi a confronto: il dettaglio che cambia tutto (5 utenti inclusi in DocuMap)
A prima vista, i servizi di cloud storage sembrano economici: pochi euro al mese per utente e tanti GB di spazio. Ma quando si lavora in team, il costo reale si misura sul numero di persone che devono accedere ai documenti ogni giorno.
Nel piano Business diDocuMap, con 60 € al mese (più IVA) hai già fino a 5 utenti inclusi nel prezzo di base (e possibilità di arrivare fino a 50 utenti totali nel piano), insieme a tutte le funzionalità avanzate di gestione documentale.
Questo rende il costo effettivo per utente estremamente competitivo rispetto agli altri player, che fanno pagare ogni singolo utente separatamente.
Ecco uno schema semplificato con i piani tipici pensati per l’uso in team (valori indicativi, da verificare sulle pagine ufficiali).
- OneDrive for Business / Microsoft 365: Microsoft
- Dropbox Business: Dropbox
- Google Workspace (Drive incluso): Google Workspace
- DocuMap (prezzi): DocuMap
| Piattaforma | Piano indicativo (team) | Prezzo base | Utenti inclusi | Costo indicativo per 5 utenti |
|---|---|---|---|---|
| OneDrive (Microsoft) | OneDrive for Business Plan 1 | ≈ 5 USD / utente / mese Fonte |
1 utente | ≈ 25 USD / mese per 5 utenti (5 x 5 USD) |
| Dropbox Business | Standard | ≈ 15 USD / utente / mese Fonte |
1 utente | ≈ 75 USD / mese per 5 utenti (5 x 15 USD) |
| Google Drive (Workspace) | Business Standard | ≈ 12 USD / utente / mese Fonte |
1 utente | ≈ 60 USD / mese per 5 utenti (5 x 12 USD) |
| DocuMap | Business | 60 € / mese + IVA Fonte |
5 utenti inclusi (espandibile fino a 50) | 60 € / mese per 5 utenti (non paghi ogni utente singolarmente) |
Se guardi solo il costo “per utente” e lo spazio in GB, i servizi di cloud storage possono sembrare interessanti. Ma se ragioni in termini di team che lavora sullo stesso archivio documentale, il fatto che DocuMap includa già 5 utenti nel piano da 60 € cambia radicalmente il confronto: in pratica, hai un sistema di gestione documentale completo, con AI e scadenze, al costo di pochi euro al mese per persona.
Funzionalità a confronto: non solo dove salvi i file, ma come li gestisci
Il secondo livello del confronto riguarda le funzionalità. Salva-file in cloud ne esistono tanti; un ambiente pensato per organizzare contratti, progetti, clienti e proprietà è un’altra cosa.
| Caratteristica | OneDrive | Dropbox | Google Drive | DocuMap |
|---|---|---|---|---|
| Tipo di soluzione | Cloud storage integrato in Microsoft 365 | Cloud storage e condivisione file | Cloud storage integrato in Google Workspace | Piattaforma di gestione documentale con AI |
| Struttura di base | Cartelle e sottocartelle | Cartelle e sottocartelle | Cartelle e sottocartelle, etichette | Workspace per clienti/progetti + categorie documentali |
| Categorizzazione documenti | Limitata, basata su percorso e nome file | Tag e alcune regole di organizzazione | Etichette, cartelle, filtri | Categorizzazione automatica con AI (contratti, fatture, documenti fiscali, allegati tecnici, ecc.) |
| Ricerca | Ricerca per nome e contenuto file Fonte |
Ricerca per nome, tipo, attività Fonte |
Ricerca avanzata su nome, contenuto, proprietà Fonte |
Ricerca per workspace, categoria, tipo di documento, data, campi personalizzati, pensata per dossier complessi |
| Gestione scadenze | Non prevista nativamente | Non prevista nativamente | Non prevista nativamente | Scadenze collegate ai documenti (contratti, polizze, bandi, rendicontazioni) e sincronizzabili con il calendario |
| Workspace per clienti / progetti / condomìni | Solo tramite cartelle manuali | Solo tramite cartelle manuali | Solo tramite unità condivise e cartelle | Funzione centrale: ogni cliente/proprietà/progetto ha la sua area di lavoro dedicata |
| AI | Funzioni AI lato Microsoft 365 (Copilot), non focalizzate sul dossier documentale | Alcune funzioni intelligenti (suggerimenti, ricerca), non verticali sulla gestione contratti | AI per ricerca e suggerimenti in Workspace | AI specializzata sulla gestione dei documenti: classificazione, rinomina automatica, organizzazione guidata |
| Collaborazione con clienti/esterni | Condivisione link/file, accesso utenti interni | Link condivisi, richieste file, accesso ospiti | Condivisione drive e cartelle con account Google | Collaborazione strutturata: ruoli e permessi per workspace e categorie, pensata per rapporto studio–cliente o azienda–fornitore |
| Focus d’uso | Archiviare e condividere file nel mondo Microsoft | Scambio file semplice, sincronizzazione veloce | Archiviazione e collaborazione documentale generica | Gestire dossier complessi (clienti, pratiche, condomìni, progetti) con documenti, contratti e scadenze organizzati |
In pratica: quando scegliere DocuMap invece dei soli cloud storage
OneDrive, Dropbox e Google Drive continuano a essere utili come “magazzino” di file generici e come strumento di collaborazione base. Ma quando:
- devi gestire dossier strutturati (clienti, progetti, proprietà, bandi, contratti);
- il tuo lavoro si regge su scadenze documentali (rinnovi, verifiche, invii, rendicontazioni);
- più persone del team devono lavorare insieme sugli stessi archivi;
un sistema come DocuMap offre:
- struttura per workspace al posto di cartelle generiche;
- AI che classifica e rinomina i documenti secondo regole chiare;
- scadenze integrate direttamente sui documenti;
- costo per team competitivo: 60 € al mese con 5 utenti inclusi nel piano Business, senza dover moltiplicare il prezzo per ogni persona.
DocuMap come scelta naturale quando i documenti “pesano” davvero
Se i tuoi documenti sono solo file da scambiare ogni tanto, i classici servizi di cloud storage possono bastare.
Se invece i documenti sono: contratti, polizze, verbali, allegati fiscali, pratiche di finanza agevolata, fascicoli di condomìni, dossier clienti, allora ti serve qualcosa di più di un semplice spazio dove caricare PDF.
In questi casi, DocuMap mette insieme:
- un prezzo per team molto chiaro (60 € al mese con 5 utenti inclusi nel Business);
- funzionalità pensate per chi vive ogni giorno dentro ai documenti;
- un’esperienza più vicina a un “archivio intelligente” che a un semplice disco online.
Il modo migliore per capire la differenza è provarlo su uno o due casi reali: un cliente importante, un condominio complesso, un progetto con molti contratti e allegati. Dopo qualche settimana, il confronto con l’uso “puro” di OneDrive, Dropbox o Google Drive risulta spontaneo.
